Konzeption in Videokonferenzen

21. Juni 2023

Gerade in der Anbahnung und frühen Projekphasen ist ein sicherer und produktiver Umgang mit Konzeptions- und Visualisierungswerkzeugen unerlässlich. Für mich hat sich dabei die App Freeform von Apple als sinnvolles Werkzeug herausgestellt.

Wer kennt das nicht: man sitzt in einem beliebigen Projekt-Meeting. Meistens irgendwie online per Teams, Zoom oder Facetime. Im besten Fall ist das Meeting gut vorbereitet und jemand moderiert den Ablauf. Hin- und wieder wird ein Bildschirm gezeigt, aber insgesamt doch eher wenig wirklich inhaltlich zusammengearbeitet. Oder die Ergebnisse und Entscheidungen werden nicht ausreichend dokumentiert.

Eine Lösung – die Freeform App

Freeform
Apple Inc.

In macOS Ventura und iOS 16 hat uns Apple die App Freeform spendiert. In der App kann auf einer unbegrenzt großen Fläche alles mögliche hinzugefügt werden. Boxen, Texte, handschriftliche Zeichungen, Bilder, Dokumente und so weiter. Und alle Änderungen werden auf alle Geräte in Echtzeit synchronisiert. Außerdem können die Freeform-Dokumente im iCloud-Universum geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

Voraussetzungen

• Eine Videokonferenz mit Screensharing auf einem Mac (mind. macOS Ventura, 13.x)
• Ein iPad mit Pencil (mind. iOS 16)
• Die App Freeform auf Mac und iPad
  In dieser wird auf beiden Geräten das selbe Dokument bearbeitet

Ablauf

Während der Videokonferenz wird der Bildschirm des Mac’s geteilt, auf dem das Freeform-Dokument im Vollbild dargestellt wird. Hier kann ganz normal mit der Maus präsentiert und Veränderungen vorgenommen werden. Idealweise hat man bereits ein rudimentäres Dokument für das Meeting vorbereitet und beginnt nicht von Null.

Handschriftliches Skribbeln

Auf dem parallel aktiven iPad kann nun zusätzlich, handschriftlich geskribbelt werden – das wird dann live ins Dokument synkronisiert und erscheint damit sofort auf dem geteilten Bildschirm des Macs für alle im Meeting sichtbar. Ich finde gerade den Handschrift-Effekt sehr sinnvoll, da dies recht grob und für alle nachvollziehbar konzeptionell erscheint. Manche Wireframes mit perfekten Boxen erwecken zu stark den Eindruck “so wird es werden”. An diesem Punkt ist man oft noch gar nicht, sondern möchte erstmal für alle nachvollziehbar eine Idee oder einen konzeptionellen Ansatz präsentieren.

Für die Teilnehmer erscheinen die handschriftlichen Ergänzungen „aus dem Nichts“, da sie keinen Mauszeiger oder Pointer sehen. Ein entscheidener Vorteil diese Lösung ist, das die Sicht auf das Dokument im Screensharing die ganze Zeit ruhig bleibt. Man könnte auch den Bildschirm des iPads teilen, würde dann aber die ganze Zeit „beim Zeichnen“ heraus- und hereinzoomen – was die ganze Aktion für den Betrachter sehr unruhig macht. Die Arbeit auf dem iPad ist hingehen „unsichtbar“ in dem Sinn, dass die tatsächliche Arbeit am Dokument nicht mit den Teilnehmern geteilt wird. Nur das entstehende Ergebnis erscheint unmittelbar für alle sichtbar.

Ergebnis

Das zusammen erarbeitete Dokument kann als PDF mit allen geteilt werden. Ein weiterer Vorteil, weil Ergebnissicherung meiner Erfahrung nach ein oft übergangenes oder zumindest vernachlässigtes Thema ist.